Dvě úrovně jednoho řešení

Od okamžitého podepsání dokumentu v internetovém prohlížeči zdarma až po komplexní digitalizaci celého životního cyklu dokumentů integrovanou do vašich systémů.

Stáhnout v App StoreZískat na Google Play
  • Webová aplikace
  • Windows
  • macOS
Rychlé řešení

Otevřete dokument, přidejte podpis, uložte. Bez registrace, bez nastavování, zdarma.

Typy podpisu
Prostýprostý elektronický podpis
Vlastnoručnívlastnoruční (biometrický) podpis
Certifikátpodpis přes bankovní identitu
Bank iD Signprostý elektronický podpis
Parafaparafa
Formulářová pole
Texttextové pole k vyplnění
Zaškrtávací polezaškrtávací pole
Editor dokumentů Signosoft

Vyhledávání a náhledy stran

Fulltextové hledání v dokumentu a přehled stran pro rychlý přesun.

Kreslení a zvýrazňování

Vlastní poznámky a zvýraznění přímo do dokumentu před podpisem.

Vkládání obrázků

Doplnění razítka, loga nebo jiné grafiky na libovolné místo.

Správa dokumentu

Hotový dokument vytisknete, stáhnete, nebo do rozpracovaného přidáte další.

Typické situace, kdy se rychlé řešení hodí nejvíc.

01

Rychlý podpis prstem na telefonu

Dokument přijde, otevřete ho v telefonu, podepíšete prstem a odešlete. Bez tiskárny, bez počítače, bez čekání na návrat do kanceláře.

Rychlý podpis prstem na telefonu
02

Vyfocený podpis místo tisku a skenování

Svůj podpis si jednou vyfotíte a vložíte do dokumentu. Nahradí to celý řetězec vytisknout → podepsat → naskenovat → poslat.

Vyfocený podpis místo tisku a skenování
03

Podpis smlouvy s vyšší právní jistotou

Tam, kde prostý podpis nestačí, podepíšete lokálním certifikátem nebo přes Bank iD*.
*jen v ČR

Podpis smlouvy s vyšší právní jistotou

Všechny vaše dokumenty přehledně na jednom místě

Doručené a odeslané, dokumenty čekající na podpis, dokončené dokumenty, šablony a koš. U složek, kde je potřeba akce, se zobrazuje počet čekajících dokumentů.

Vždy najdete, co potřebujete

Vyhledávejte podle názvu a řaďte dokumenty podle data, názvu, odesílatele nebo stavu, vzestupně i sestupně. Hromadný výběr umožní pracovat s více dokumenty najednou, nechybí ani obnovení seznamu a stránkování.

Zorientujete se během pár vteřin

U každého dokumentu uvidíte jeho název, odesílatele a příjemce, stav s počtem podpisů a datum poslední změny. Víc příjemců se zobrazuje sbaleně a dokumenty v jedné obálce lze rozbalit. Barevně odlišené stavy hned ukážou, jestli je potřeba vaše akce, čekáte na ostatní, nebo je hotovo.

Podepisujte odkudkoliv

Přes tlačítko Otevřít dokument můžete použít rychlý editor Simple Mode, nahrát dokument přímo z Dropboxu, Google Drive nebo OneDrive, nebo vytvořit obálku pro víc dokumentů podepisovaných společně.

Vše důležité po ruce

V pravém horním rohu najdete zůstatek kreditu, přepínač jazyka, přepínač aplikací a menu účtu pro rychlý přístup k důležitým nastavením.

Kde tahle varianta končí. I s registrací zůstává zaměřená na jednotlivce a jednotlivé dokumenty. Jakmile potřebujete řízené workflow s pořadím podpisů, hromadné rozesílání, ověřování identity podepisujících nebo napojení na firemní systémy, přechází se na plnohodnotné řešení.

Plnohodnotné řešení

Kompletní řešení pro celý životní cyklus dokumentu

Dokument nevzniká podpisem a podpisem taky nekončí. Signosoft pokrývá celý proces — od vytvoření dokumentu přes přípravu a identifikaci účastníků až po podpis, zabezpečení, archivaci a předání do dalších systémů. A téměř každý krok můžete provést dvěma způsoby: v aplikaci Signosoft, nebo programově přes API.

Začněte tam, kde vaše dokumenty skutečně vznikají. Signosoft nevyžaduje, abyste kvůli podpisu měnili místo, kde se dokument tvoří.

  • Ze systému zákazníka

    Dokument vznikne v CRM, ERP nebo jiné podnikové aplikaci a přes REST API se automaticky předá Signosoftu.

  • V aplikaci Signosoft

    Nahrajete PDF do webové aplikace a připravíte podpisový proces bez vývoje.

  • Z formuláře nebo šablony

    Opakovaně použitelná šablona nebo webový formulář, který uživatel vyplní před podpisem.

Příprava dokumentu a workflow

Do dokumentu doplníte, co má kdo vyplnit a kam se má podepsat, a určíte podepisující i pravidla podpisu. Bez programování, přetažením pole na stránku.

  • Nahrání PDF
  • Formulářová pole
  • Podpisová pole
  • Pořadí a role účastníků
  • Dokumentové šablony
  • AcroForm
  • Textová pole, checkboxy, radio buttony
  • Dropdowny, obrázky, povinná pole
  • Více dokumentů v jednom kontraktu

Spojené dokumenty se fyzicky neslučují. Když do jednoho kontraktu přidáte víc PDF, podepisující je vidí dohromady jako jeden podpisový proces — zůstávají to ale samostatné soubory, ne jeden sloučený PDF. Každý si i v archivu ponechává svou vlastní identitu.

Administrace

Kdo, co a v jakém pořadí podepíše

Vy určujete, kdo, co a jak podepíše. Definujete podepisující osoby, podpisová pole, pořadí, způsob podpisu a požadovanou úroveň ověření.

Jeden dokument může kombinovat víc podepisujících i víc způsobů podpisu. Typický scénář: firma podepisuje certifikátem, zatímco zákazník nebo pacient podepisuje vlastnoručně na tabletu nebo signpadu.

Co je na obrazovce

Editor má tři části: vlevo co a kdo, uprostřed dokument, vpravo nástroje. Nahoře jedno tlačítko celý proces spustí.

  • Dokumenty

    Seznam dokumentů v tomto kontraktu. Tlačítkem + jich přidáte víc — pak se podepisují společně jako jeden celek.

  • Příjemci

    Kdo dokument podepisuje. Přepínač Sign in order určuje, jestli se podepisuje v daném pořadí, nebo současně. In Person znamená podpis na místě, na jednom zařízení.

  • Forms for signer — podpisová pole

    Metoda podpisu, kterou pro dané pole zvolíte: Simple, Handwritten, Certificate, Bank iD Sign nebo Initials (parafa).

  • Formulářová pole

    Text, Checkbox, Radio Button a Dropdown — to, co podepisující vyplní ještě před podpisem.

  • Speciální pole

    Pole, která se vyplní sama z údajů o podepisujícím: jméno, příjmení, celé jméno, e-mail, telefon a další.

  • Plocha dokumentu

    Náhled PDF, kam pole přetáhnete. Vpravo dole je stránkování a lupa, vpravo lišta s nástroji — vyhledávání, kreslení, zvýrazňovač, vkládání obrázku a nápověda.

Horní lišta: co se stane s hotovým dokumentem

Zelené tlačítko Send to Sign je hlavní akce — vytvoří signing request a rozešle ho příjemcům. Pokud podepisujete sami a máte pole rozmístěná, můžete dokument podepsat rovnou, bez odesílání.

  • Přejmenovat dokument přejmenování dokumentu
  • Příloha příloha k dokumentu
  • Uložit šablonu uložení jako opakovaně použitelná šablona
  • Odeslat e-mailem odeslání e-mailem
  • Ověřit ověření podpisů v dokumentu

Vedle jsou ještě ikony pro tisk, stažení a nastavení dokumentu. Zelený údaj s dolarem je zůstatek kreditu na účtu, mřížka teček přepíná mezi aplikacemi Signosoft a avatar otevírá menu účtu.

Signing request, nebo okamžitý podpis. Když dokument podepisuje víc než jedna osoba, odeslání vytvoří signing request a systém sleduje, kdo už podepsal a kdo ještě čeká. Pokud podepisujete sami, stačí rozmístit pole a podepsat rovnou — bez čekání, bez odesílání komukoliv.

Rozeslání dokumentu

Připravený dokument odešlete tlačítkem Send to Sign v aplikaci, nebo zavoláním API. Tím se z dokumentu stane živý podpisový proces.

V tuto chvíli systém vytvoří signing request pro každého podepisujícího uvedeného na dokumentu — podle způsobu podpisu, úrovně ověření a pořadí přiřazeného každému z nich. Od té chvíle Signosoft sleduje, kdo už podepsal a kdo ještě čeká.

POST /v1/documents
{
  "template_id": "tpl_984f8d2",
  "recipients": [
    {
      "email": "customer@email.cz",
      "role": "signer",
      "signature_type": "bank_id"
    }
  ],
  "metadata": {
    "deal_id": "deal_39281"
  }
}

Ověření identity a podpis dokumentu

Dvě cesty podle toho, kde podepisující je. Od toho se odvíjí i způsob, jakým se ověří jeho identita, a typy podpisu, které přicházejí v úvahu.

Podpis na místě

Podepisující stojí před pracovníkem — na pobočce, v nemocnici, na prodejním místě.

Ověření identity

Obvykle probíhá mimo Signosoft — pracovník si fyzicky zkontroluje doklad totožnosti. Systém tedy identitu ověřovat nemusí, protože ji ověřil člověk. Ověřovací nástroje Signosoftu lze přesto použít, pokud proces vyžaduje doložitelné ověření.

  • Parafa parafa; nelze kombinovat s ostatními metodami
  • Vlastnoruční vlastnoruční podpis se snímáním skutečného tlaku
  • Certifikát komerční nebo kvalifikovaný certifikát

Podpis na dálku

Podepisující není fyzicky přítomen. Signosoft mu pošle bezpečný odkaz e-mailem, SMS nebo přes WhatsApp a on podepíše v prohlížeči.

Ověření identity

Tady nikdo doklad totožnosti nekontroluje. Identitu podepisujícího musí bezpečně ověřit sám systém — jinak není důkaz, kdo dokument skutečně podepsal. Signosoft nabízí čtyři způsoby, které zvolíte podle citlivosti procesu (viz ověření identity).

  • Prostý prostý podpis
  • Parafa parafa; nelze kombinovat s ostatními metodami
  • Vlastnoruční vlastnoruční podpis se snímáním skutečného tlaku
  • Certifikát komerční nebo kvalifikovaný certifikát
  • BankIdSign Bank iD Sign Jen v ČR

Ověření identity

Od jednorázového hesla až po ověření dokladu s kontrolou živosti. Podle citlivosti procesu zvolíte odpovídající způsob — na jednom dokumentu můžete pro různé účastníky použít různý.

Úroveň dokumentu

Než dokument vůbec otevře

Podepisující se musí identifikovat dřív, než dokument uvidí. Samotné doručení odkazu totiž není důkazem identity příjemce.

Úroveň podpisového pole

Ve chvíli podpisu

Identita se ověří až při podpisu dokumentu. Každý podepisující tak může mít vlastní způsob ověření podle své role.

Obě úrovně používají tytéž čtyři způsoby ověření a lze je kombinovat — dokument otevřený po jednorázovém hesle může být podepsaný až po ověření dokladem.

Jednorázové heslo (OTP)

Heslo pro jedno použití, které podepisující obdrží e-mailem, SMS nebo přes WhatsApp.

Pevné heslo

Předem domluvené heslo, které podepisující zná a kterým se prokáže.

Doklad totožnosti + kontrola živosti

Ověření totožnosti dokladem doplněné kontrolou živosti — potvrzuje, že před kamerou je skutečná osoba, ne fotografie nebo záznam.

Bank iD

Ověření totožnosti prostřednictvím bankovní identity.

Jak to vypadá v aplikaci

Záložka Protection u podpisového pole nabízí přesně ty čtyři způsoby ověření. Stejná volba je k dispozici i na úrovni celého dokumentu.

  • Jednorázové heslo jednorázové heslo e-mailem, SMS nebo přes WhatsApp

  • Pevné heslo pevné heslo, které podepisující zná předem

  • Ověření identity doklad totožnosti a liveness check

  • Bank iD ověření přes poskytovatele bankovní identity

*Bank iD je dostupné pouze v České republice. V ostatních zemích použijte jednorázové heslo, pevné heslo nebo ověření dokladem s kontrolou živosti.

Typy podpisu

Pro každý proces můžete zvolit odpovídající typ podpisu a úroveň právní jistoty. Vše v jednom produktu.

Prostý elektronický podpis

Jednoduché stvrzení dokumentu. Parafa je jeho zjednodušená forma pro odsouhlasení jednotlivých stran dokumentu.

Vlastnoruční (biometrický) podpis

Jednoduché stvrzení dokumentu. Parafa je jeho zjednodušená forma pro odsouhlasení jednotlivých stran dokumentu.

Komerční nebo kvalifikovaný certifikát

Jednoduché stvrzení dokumentu. Parafa je jeho zjednodušená forma pro odsouhlasení jednotlivých stran dokumentu.

Bank iD Sign Jen v ČR

Elektronický podpis potvrzený prostřednictvím bankovní identity.

Typ podpisu volíte zvlášť u každého pole

Stejně jako ověření identity i typ podpisu nastavujete pro konkrétní podpisové pole. Proto může jeden dokument nést certifikátový podpis firmy i vlastnoruční podpis klienta zároveň.

  • Prostý prostý podpis

  • Parafa parafa; nelze kombinovat s ostatními metodami

  • Vlastnoruční vlastnoruční podpis se snímáním skutečného tlaku

  • Certifikát komerční nebo kvalifikovaný certifikát

  • BankIdSign Bank iD Sign Jen v ČR

Bank iD Sign je dostupné pouze v České republice. Pro přeshraniční procesy použijte certifikát, vlastnoruční nebo prostý podpis.

Auditní log

Během celého životního cyklu dokumentu vzniká auditní log, do kterého se ukládají všechny informace o práci s dokumentem. Právě on pak poskytuje podklady pro prokázání důvěryhodnosti dokumentu a jeho vzniku — včetně jednotlivých podpisů.

Kdo

Uživatelské účty a podepisující osoby, včetně způsobu ověření jejich identity.

Kdy a odkud

Časové údaje jednotlivých operací a IP adresy.

Co se stalo

Jednotlivé operace s dokumentem — od vytvoření přes rozeslání až po každý podpis.

S jakým obsahem

Hashe dokumentu, kterými je doložitelné, že se obsah po podpisu nezměnil.

Podpisová data jsou kryptograficky propojena s dokumentem a integrita dokumentu se při zpracování kontroluje.

Zpracování a uložení

Po dokončení podepisování se dokument může archivovat v Signosoftu, předat do firemních systémů — nebo obojí.

Archivováno v Signosoftu

Podepsaný dokument zůstane v bezpečném úložišti Signosoftu i s celou auditní stopou.

Předání do firemních systémů

Přes API nebo pluginy putuje dokument tam, kde ho firma opravdu vede:

  • CRM
  • DMS
  • Elektronický archiv
  • Back office
  • ERP

Dokumenty nemusí zůstávat v Signosoftu. Pokud je po předání do vašich systémů už není potřeba dál uchovávat, lze je ze Signosoftu ihned smazat. Nevzniká tak druhé místo, kde dokumenty leží.

Stamp Design: jak podpis vypadá v dokumentu

Razítko je to, co po podpisu zůstane vidět na stránce. Jeho podobu si nastavíte sami — od rámečku a loga po font a barvu.

Typy podpisu

Logo vlastní logo v razítku

Rámeček orámování razítka

Vlastní text vlastní popisek, např. „Digitálně podepsal"

Zdroj podpisu

Záložky určují, odkud podpis pochází: Type (napsané jméno), Draw (nakreslený podpis), Certificate (z certifikátu) nebo Initials (parafa).

Textové údaje

Co se do razítka vypíše vedle podpisu: jméno, datum a volitelně IP adresa.